Lokalhistorisk Arkiv
for
Gylling og Omegn ( Gylling Sogn)
Vedtægter
§1.
Arkivets navn er: Lokalhistorisk Arkiv for Gylling og Omegn ( Gylling Sogn.)
§2.
Arkivets hjemsted er Gylling.
Alle historisk interesserede kan blive medlem.
Det årlige kontingent fastsættes af generalforsamlingen.
§3
Formål
at samle og bevare alt af historisk interesse for eftertiden ved at modtage, indsamle, registrere og opbevare, evt. kopiere eller anskaffe kopier af arkivalier af enhver art, der tjener til belysning af områdets historie, topografisk såvel som erhvervsmæssig, personal og slægtshistorisk, såsom manuskripter. udklip, billeder, (fotos), film, lydbånd, kort og dokumenter, breve, og foreningsprotokoller, virksomheds – og forretningsarkiver og lignende kildemateriale, samt at gøre dette materiale tilgængeligt for historikere og andre interesserede at medvirke til historisk oplysning.
§4
Generalforsamlingen, der afholdes hvert år i april måned, indkaldes med 14
dages varsel og er den øverste besluttende myndighed i alle arkivets anliggender.
Bestyrelsen er på 5 medlemmer, som vælges for 2 år ad gangen,
På valg er således 2 medlemmer i lige år, 3 i ulige år. Der vælges hvert år 1 revisor og en – eller to suppleanter.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Arkivet tegnes af Formand og Kasserer.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal fremsendes til formanden senest 8 dage forinden.
Alle forslag afgøres ved almindelig majoritet.
Til vedtægtsændringer fordres dog, at 2/3 af afgivne stemmer er for forslaget Alle afstemninger skal være skriftlige, når det bliver forlangt.
Der skal føres protokol på forsvarlig måde.
Regnskabet skal fremlægges på generalforsamlingen.
Bestyrelsen skal altid være ulønnet.
§5
Såfremt arkivet opnår at få tilskud fra kommunal eller amtslig myndighed, kan disse lade sig repræsentere i bestyrelsen med hver 1 medlem udover de 5 valgte medlemmer.
§6.
Bestyrelsen har ansvaret for Lokalhistorisk Arkiv for Gylling og Omegn i enhver henseende og skal således drage omsorg for, at alle betroede og indleverede effekter opbevares på forsvarlig og hensigtsmæssig måde
Alle effekter og alt indleveret rnateriale skal registres og indføres med en udførlig beskrivelse, herunder angivelse af giverens navn og adresse.
Giveren af dokumenter m.v. kan pålægge arkivet klausul m.h.t. offentliggørelsen, herunder tidsfrist, og arkivet skal under alle forhold respektere giverens ønske desangående. Giveren er til enhver tid berettiget til at få kopi af indleverede dokumenter.
§7.
Arkivets indhold er offentligt eje og skal under bestyrelsens tilsyn være offentligt tilgængeligt efter behov og nærmere bekendtgørelse, samt være underkastet de til enhver tid gældende tilgængelighedsregler.
Under forudsætning af økonomisk tilskud vil arkivet i enhver henseende være underkastet de støttende institutioners og bevilgende myndigheders revision
§8.
Arkivet skal være medlem af Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver ( S. L.A.) og Amtskredsen.
§9.
I tilfælde af arkivets ophør, hvilket dog kun kan ske ved en ordinær generalforsamling med 2/3 majoritet blandt de frem ødte og en derpå følgende – 14 dage senere – ekstraordinær generalforsamling, ligeledes med 2/3 majoritet for ophør, skal bestyrelsen drage omsorg for at alle arkivets ejendele deponeres et sted, som godkendes af Odder Lokalhistorisk Arkiv eller i samråd med Amtskredsen ( S L. A. )
Således godkendt af SLA, den 18/1-197.
Susanne Conradsen, konsulent
Foranstående vedtaget den 3/4.1997
Gylling Arkiv, Ejnar Pedersen